在销售电话沟通中，由于时间少、缺乏面对面的交流，双方容易产生误解等方面因素的存在，使得电话沟通前的准备工作显得非常重要。拨打电话前的准备工作，就好像大楼的地基一样。一个电话成功与否，能否达到目标，与准备工作充分不充分有很大的关系。
一位智者曾经说过：在这个世界上，准备得越充分的人，幸运的事情降临到他身边的次数就越多。
电话沟通前，需做好一些物品上的准备，这样能帮助我们做到更有效率的接打每一通电话。
（1）三种不同颜色的笔 ①削好的铅笔。通常用来书写日常的备忘录，或者记下传真的收件者姓名。铅笔字随时可以擦掉，方便作常规更新。②红色的笔。工作人员一天可能会接到很多电话，轻重缓急各有不同，特别重要的或紧急的电话用红笔标识，就非常醒目。厚厚的电话记录里我们很容易找到红色标识的顾客。③蓝或者黑色的笔。作平常记录用，通常在每一次电话过程中都会或多或少得到一些客户的信息；记录下来对后续展开的服务及沟通非常有帮助，好记性不如烂笔头，随时记录，能保留很多客户的潜在信息。
（2）便笺纸可供粘贴的便笺纸往往是一个不错的提示，电话中客户可能会要求当时寄信件或是E-mail等，便笺纸会提醒你做这些事情，让你成为一个不健忘的人，及时快捷的服务让客户感觉到你的不同之处；另外，便笺纸还便于给同事留口讯。
（3）电话记录本电话记录本，通常是业务人员日常的电话名录索引，同时又有利于公司人员内部的交流。格式如下：①标注时间日期。当我们在后续跟踪时，能够准确无误地了解客户当时打电话的时间，不仅可以充分理解客户当时打电话的动机和原因，促成双方的沟通；而且客户也会因为你额外的关注而与你保持关系良好的关系，更愿意听你的电话。②电话号码编号。这样可以清楚地知道每天打电话的次数，有利于公司掌握处理事件的次序及重要性，并制定相应的策略。③空5～10行。每次和客户的沟通，细心的公司人员总会有一些新的资讯加注到记录里，这样更容易掌握对方的消费心理和行为。
（4）钟表钟表可以让我们以最快的时间做好工作，掌握通话时间，实现拨打电话的掌控性。客户的每一分钟都是很宝贵的，钟表可以帮助我们随时做好时间管理。一般情况下，问候电话不超过1分钟，预约拜访电话不超过3分钟。
（5）镜子在电话中，客户看不到我们的形象和面部表情以及肢体动作，但他会构想电话线另一端的人。声音传递的不仅仅是说话的内容，更重要的是客户对你的感觉和构思。所以你需要提醒自己，随时调整自己的状态，让客户有正面的联想。
（6）备忘录备忘录随时提醒我们及时处理客户的要求，以此建立良好的客户关系，而良好的客户关系可以提升我们接打电话的效率。设想一下这样一种情况，电话铃响了，在杂乱无章的文件堆中终于费尽力气找到了电话。“喂！喂！”话还没说出口，就一不小心推倒了放在一旁、正泛着奶精的香醇咖啡，顿时一大文件被那些乌漆麻黑的东西（这时咖啡在你心中早已是一摊污水）所糟蹋，令你忙中添乱。
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